3 consejos para eliminar la pérdida de alcance en los proyectos de sus clientes

Según las estadísticas, el 43% de todos los proyectos se retrasan, exceden el presupuesto o se entregan con menos de los requisitos originales. El treinta y nueve por ciento de todos los proyectos tienen éxito y el 18% fracasan completamente. Los proyectos suelen fracasar por falta de planificación y averías. Una gran cantidad de averías no planificadas provienen de la fluctuación del alcance.

La pérdida de alcance es frustrante cuando su cliente no comprende los costos adicionales y el tiempo requerido para implementar sus nuevas solicitudes. Algunos osciloscopios son lo suficientemente pequeños como para manejarlos sin acercarlos al cliente, pero a veces son enormes. Un aumento significativo en el alcance puede posponer el ciclo de vida de un proyecto , provocando una desconfianza innecesaria por parte del cliente.

El objetivo de cualquier proyecto es un cliente feliz, así que aquí se explica cómo manejar el alcance del alcance para mitigar los riesgos de un proyecto incompleto y un cliente insatisfecho.

1. Planifique cómo manejará la gestión del alcance

Muchas empresas no logran definir de antemano cómo gestionarán el alcance de sus proyectos, y eso es un gran error. Necesita un plan para definir, desarrollar, monitorear, controlar y verificar el alcance de cada proyecto. Necesita un plan para lidiar con los cambios y el arrastre del alcance, incluida una ruta de escalada en caso de que haya un desacuerdo. Ese es el trabajo de su gerente de proyecto.

Si su gerente de proyecto no está acostumbrado a planificar la administración del alcance, considere brindarle la capacitación que le brindará esa capacidad. El estándar de oro es la certificación Project Management Professional ( PMP ) de PMI.

Si tiene un gerente de proyectos certificado por PMP, tiene un experto en administración de alcance. Según EdWel.com, la parte de gestión del alcance del proyecto de la capacitación de PMP capacita a los gerentes de proyecto para “garantizar que el proyecto contenga todo el trabajo y solo el trabajo necesario, para cumplir con los objetivos del proyecto con éxito”. La capacitación enseña cómo definir, desarrollar, monitorear, controlar y verificar el alcance de un proyecto. Lo más importante es que enseña cómo desarrollar un proceso para definir cómo se procesarán los cambios solicitados en el alcance.

Si nunca ha considerado crear un plan para administrar el alcance cada vez mayor y de contratación de sus proyectos, hágalo. Ahorrará mucho tiempo, frustración y dinero.

2. Proporcione a cada cliente ejemplos de lo que cambiará el alcance.

Puede ser imposible eliminar por completo el deslizamiento del alcance, pero puede sentar las bases para una conversación clara y una resolución cuando suceda. Al principio, proporcione a sus clientes ejemplos específicos de lo que cambiaría el alcance de su proyecto. Déles ejemplos relacionados con su proyecto para que puedan entender.

Por ejemplo, si es camarógrafo, explique a sus clientes cómo un simple cambio de ubicación puede aumentar el costo del proyecto. Explique que cuando lo contratan para filmar un evento al aire libre, no necesita mucho equipo de iluminación. Sin embargo, si quieren cambiar la ubicación a interiores, necesitará mucho equipo de iluminación. Si no lo posee, deberá alquilarlo y ese costo se transferirá al cliente. Podría costar $ 1,000 adicionales o más, dependiendo de las especificaciones del proyecto.

Brinde a sus clientes ejemplos reales de problemas de alcance comunes con anticipación para que no se sorprendan cuando tenga que decirles que su nueva solicitud costará más.

3. Explica cómo un cambio en el alcance afecta a tu equipo y al proyecto.

Desde su perspectiva, cuando le dice a un cliente que su nuevo conjunto de solicitudes aumentará el alcance del proyecto, está pensando en cuánto trabajo tiene que desechar y cuánto tiempo llevará reconstruir la base. Para el cliente, es solo una frase hasta que se la explica.

Un cliente solo sabe lo que quiere y confía en usted para descubrir cómo entregarlo. Por ejemplo, digamos que es un desarrollador de sitios web y ha creado el sitio web de un cliente en ASP, pero un mes después quieren un sitio web de WordPress. WordPress está escrito en un lenguaje diferente, PHP, y a menos que use una plantilla preexistente, deberá comenzar desde cero. La única parte del proyecto que puede transferir sin demasiado trabajo adicional es el diseño.

Explicar cómo un cambio en el alcance afectará su proyecto les da a los clientes la oportunidad de seguir con el plan original si tienen un presupuesto limitado, o seguir adelante si pueden pagar los cambios.

La claridad es el antídoto para la fluencia del alcance

Algunos cambios de alcance son el resultado de una comunicación poco clara. Es importante extraer tanta claridad de los clientes como sea posible con respecto al resultado deseado. Por ejemplo, cuando le dicen que quieren un sitio web, lo que realmente quieren decir es que quieren aumentar las ventas de comercio electrónico en un 30% mediante el rediseño de la interfaz de usuario.

La mayoría de las alteraciones del alcance se pueden evitar teniendo claro el resultado deseado desde el principio.

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