4 consejos para organizar una conferencia o un evento impactantes

Las conferencias y eventos profesionales son sucesos bastante comunes, sin importar su industria exacta. Pero esto no significa que tengan que ser de “diez centavos la docena”, tan comunes y frecuentes que ofrecen poco valor único a los asistentes.

Si realiza el trabajo de organizar una conferencia o evento, desea que tenga un impacto real y duradero en todos los que asisten. Aquí hay cuatro consejos para tener en cuenta durante las etapas de planificación del evento .

Planificar en torno a los objetivos del evento

Empiece por preguntarse: ¿Qué queremos que los asistentes se lleven de esta experiencia ? Solo entonces podrá establecer metas y objetivos concretos para hacer realidad el resultado deseado. Su tema, metas y objetivos guiarán otros aspectos logísticos como a quién invita a hablar, dónde realiza la conferencia y qué tipo de sesiones planea.

Cuanto más específicos sean sus objetivos, mejor. Es posible dividir una idea amplia como “ambientalismo en los negocios” en subcategorías, como reducción de desechos, prácticas comerciales ecológicas, iniciativas de sostenibilidad, creación de una cultura empresarial consciente del medio ambiente, etc. Es posible dividir estas subcategorías, incluso, con más temas enfocados como iniciativas corporativas de reciclaje, aprovechamiento de la energía solar, eliminación del papel, educación de los empleados, etc.

Trazar ideas de amplias a específicas lo ayudará a evaluar qué temas están más en línea con los objetivos de su evento.

Cura tu lista de altavoces con cuidado

Hay muchos profesionales dispuestos o ansiosos por hablar en cualquier conferencia. Pero desea hacer más que encontrar personas para llenar los espacios en un horario; su objetivo es seleccionar una lista de presentadores informados e interesantes con información valiosa para transmitir a la audiencia.

Hay algunas formas de conseguir oradores para su evento. Puede acercarse a las personas directamente, explicarles la naturaleza de su evento y por qué cree que serían una excelente opción. O bien, puede realizar una convocatoria abierta de propuestas y examinar las presentaciones.

Cualquiera que sea la estrategia que elija, comience temprano. Como señala un creador de conferencias para Smashing Magazine, los oradores de calidad se reservan con mucha anticipación.

Construya oportunidades de networking para los asistentes

Proporcionar una alineación de grandes oradores es clave. Pero el valor que obtienen los asistentes a la conferencia también depende de a quién conozcan: las conexiones duraderas que hacen. La mejor manera de ayudar a fomentar estas conexiones importantes es creando oportunidades para establecer contactos.

¿Quieres que la gente hable? Empiece por utilizar un sistema de respuesta de la audiencia como Poll Everywhere para incorporar actividades de networking durante y entre presentaciones. Un rompehielos interactivo puede ayudar a crear la camaradería que las personas necesitan para comenzar a hablar con sus vecinos. Una sesión de trivia en equipo es una excelente manera de ayudar a los asistentes a vincularse con otros en el espíritu de una competencia amistosa.

Reserve períodos de tiempo en los que las personas puedan tomar un refrigerio, tomar una taza de café, explorar el lugar y entablar conversaciones con otros. Este “tiempo de inactividad” es realmente muy productivo.

Aproveche las redes sociales antes, durante y después

Cuando las personas tienen preguntas hoy en día, es casi reflexivo buscar actualizaciones y enlaces útiles en las redes sociales. Asegúrese de que su conferencia cuente con una estrategia integral de redes sociales para el marketing, proporcionando información y agregando contenido generado por el usuario.

Como señala Small Biz Trends, los eventos “aprovechan cada vez más el poder viral de su audiencia”. La gente seguramente publicará, tuiteará y blogueará como una tormenta. Asegúrese de haber publicitado los hashtags de la conferencia y de utilizar sus plataformas para interactuar con los oradores y los asistentes por igual.

Por encima de todo, una conferencia o evento impactante es aquel en el que los asistentes se retiran después de haber aprendido información útil y conocido a personas relevantes. Establezca objetivos, organice una lista ganadora de presentadores, facilite a las personas la creación de redes y cree un centro de comunicaciones central en las plataformas de redes sociales.

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