Gestión del diario de diciembre: uso de una aplicación de asistente virtual

Durante el período festivo, es común querer tomarse un tiempo fuera de la oficina para disfrutar de las vacaciones. Desafortunadamente para la mayoría de los líderes de las PYME, esto rara vez es posible: alrededor de 472.000 pequeñas empresas trabajarán durante la Navidad sin un solo día libre.

Estas impactantes estadísticas indican que se necesita una solución, y las aplicaciones organizacionales que promueven el trabajo remoto podrían ser la respuesta.

Seguramente, solo puede ser algo positivo que las ventas disfruten de un aumento en los meses de invierno. Las pequeñas empresas pueden obtener la mayoría de sus ganancias en solo dos de los doce meses del año. Los líderes deben aprovechar el enorme potencial de la compra de regalos de Navidad, con un hogar típico gastando 500 libras esterlinas adicionales en el mes de diciembre .

Pero la disposición de las personas a pagar por artículos y servicios en diciembre y los meses circundantes lleva las operaciones comerciales al límite. Entonces, ¿cómo pueden las aplicaciones virtuales aliviar esta presión y maximizar el potencial de ventas?

Cubriendo sus comunicaciones

La razón más obvia para utilizar un servicio de contestador comercial virtual es cubrir sus comunicaciones durante la Navidad. A pesar de la tendencia de las compras en línea, los clientes todavía encuentran imperativo tener acceso a una atención al cliente adecuada. Incluso hoy en día, la interacción por voz es superior al correo electrónico, chatbots o cualquier otra forma de comunicación recién descubierta. Harvard Business Review respalda esto en su informe al respecto , que destaca varios estudios que enfatizan la importancia de las llamadas móviles durante el viaje de un comprador.

Tener la capacidad de hablar directamente con un equipo de atención al cliente es especialmente importante si un cliente está angustiado o se pone en contacto con la empresa por un procedimiento complicado, como una devolución o una entrega urgente, que son escenarios demasiado comunes al comprar regalos. La diferencia al utilizar una aplicación de gestión de llamadas es que usted o sus empleados no tienen que estar sentados en un centro de llamadas o en una oficina durante las vacaciones de Navidad. De esta manera, puede manejar las llamadas de los clientes de forma remota desde varios dispositivos móviles mientras sigue recibiendo la consulta entrante de su número comercial oficial.

Responder preguntas frecuentes

La asistencia virtual quita la presión de estar disponible para llamadas y tareas más mundanas, y se ocupa de las preguntas frecuentes que sus clientes tienen garantizado. Una recepcionista virtual mantendrá las preguntas reguladas en una pestaña, lo que significa que puede proporcionar información útil a las personas que llaman cuando está demasiado ocupado para atender la llamada, o simplemente está disfrutando de un merecido tiempo libre.

Por ejemplo, si todo el tiempo le hacen preguntas sobre su política de devoluciones, guías de tallas o las ubicaciones que puede cubrir, entregue esta información a una recepcionista virtual para que la guarde. Estos fragmentos de información del tamaño de un bocado se pueden leer en el menú de su teléfono para eliminar las llamadas de los clientes que se pueden resolver fácilmente con una oración o dos. También es común recomendar a los clientes a su sitio web, donde esta información se aloja convenientemente en una página web dedicada.

Esta es una situación en la que todos ganan: la persona que llama a las preguntas frecuentes obtiene su respuesta rápidamente, el cliente con una consulta complicada no tiene que esperar en una larga cola de llamadas y su carga de trabajo se reduce, todo sin que usted o sus empleados necesiten para repetirse.

Compartiendo un horario

Uno de los mayores beneficios de una aplicación de asistente virtual es la capacidad de compartir su carga de trabajo a través de un horario al que puede acceder todo el equipo. Esta es la razón por la que más empresas están optando por herramientas digitales en lugar de anotar tareas con lápiz y papel. En una aplicación, todo se puede actualizar instantáneamente y es accesible en un formato claro para que lo comprenda toda la fuerza laboral. No puede haber problemas en la comunicación o mensajes contradictorios si todos cantan desde la misma hoja de himnos (o, más bien, trabajando desde el mismo documento).

El típico equipo navideño se puede comparar con Santa y sus elfos, donde todo el equipo trabaja en conjunto para lograr la mayor producción del año. Para una operación sin problemas, puede elegir aplicaciones que le permitan programar sus comunicaciones y resaltar cuándo no estará disponible para trabajar. Este enfoque asegura que siempre haya alguien disponible para cubrir el puesto y que la asignación de horas sea justa en todos los ámbitos.

Promoción del profesionalismo

La temporada festiva es probablemente la época más competitiva del año. The Guardian ha llamado a la Navidad la temporada de “regodeo competitivo”, con el consumidor promedio del Reino Unido dispuesto a gastar £ 567, en promedio, este año. Esto significa que las empresas necesitan mejorar sus imágenes y ofrecer mejores productos, servicios y experiencias que otras en sus campos.

La grabación profesional de un saludo telefónico y un menú telefónico completo estandariza las llamadas de atención al cliente para que siempre deje una impresión positiva y duradera en la persona que llama. Los mensajes de marca pueden existir en grandes campañas publicitarias, como el famoso eslogan de Nike, “Just Do It”, pero también deben aparecer en sus comunicaciones diarias para garantizar una total profesionalidad y personalidad. Una aplicación de asistente virtual mejora la imagen de su marca con un menú fácil de usar, un número comercial profesional (especialmente si se trata de una ubicación específica) y un horario ajustado, para que su negocio nunca se vea afectado.

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