Se siente como historia antigua, pero fue hace solo unos años. Antes de la era de la computación en la nube, cuando surgían situaciones de debida diligencia como adquisiciones o inversiones, las empresas compartían documentos entre sí en salas de datos físicas. Debido a que no había otra forma de garantizar que el acceso a los archivos fuera seguro, las partes interesadas viajarían a las oficinas de los demás oa lugares neutrales para revisar los documentos en persona.

Hoy en día, esto se puede lograr de forma remota, mediante el uso de una sala de datos virtual ( VDR ) que solo acepta conexiones encriptadas de usuarios autorizados. Sin embargo, habilitar los procesos de diligencia debida empresarial con una sala de datos virtual no tiene por qué ser complicado. El requisito previo más importante para hacerlo de manera efectiva es simple y no tiene nada que ver con la tecnología: la preparación. Cuando el proceso de diligencia debida es complicado, le cuesta a su equipo tiempo y dinero valiosos.

Incluso fuera de las fusiones y adquisiciones, las bibliotecas actualizadas de documentos de diligencia debida pueden ser importantes para atraer nuevos socios, cumplir con las auditorías del IRS e incluso colaborar internamente.

Para la gran mayoría de los casos de uso, su empresa querrá utilizar un servicio VDR de terceros para compartir archivos con las partes interesadas clave . Y si bien la importancia de poder navegar de manera competente en su propio VDR es clara, es igualmente importante hacer que la información necesaria sea accesible para las entidades externas involucradas, de manera fácil y segura.

Esto se debe a que en todos los escenarios antes mencionados, la eficiencia del tiempo, sin descuidar las buenas prácticas comerciales, siempre debe ser su principal preocupación. Entonces, hoy discutiremos un par de errores que se deben evitar al facilitar la debida diligencia con una sala de datos virtual.

1. No tener documentos listos para la debida diligencia

El almacenamiento correcto de sus registros internos, documentación y datos debe ocurrir mucho antes de que cualquier evento requiera su debida diligencia. Hacerlo te ayudará a evitar situaciones en las que necesites encontrar un documento específico pero tengas dificultades para encontrarlo.

Diferentes empresas manejan diferentes tipos de archivos de manera diferente, y algunas necesitarán una actualización periódica de la “última versión”, mientras que otras serán relativamente estáticas. Asegúrese de saber dónde encontrar sus últimos estados financieros, listas de activos de propiedad intelectual, pólizas de seguro, cifras de capital de trabajo, listas de tecnologías de las que depende su negocio, cifras de canal de ventas, planes para integrarse con el posible comprador o socio, contratos existentes con socios clave, archivos de impuestos, políticas de infraestructura de administración y propiedad, documentos de la cadena de suministro y más.

Es mucho para realizar un seguimiento, y especialmente en el caso de las pequeñas empresas, las malas decisiones, aparentemente menores, ya que los nombres de archivos poco intuitivos pueden convertirse en problemas masivos más adelante. Parte de la planificación implica de manera suficiente tener un sistema de archivo y nombres de documentos bien definido.

De esta manera, ya sea que la información deba encontrarse como parte de la diligencia debida impulsada por la sala de datos virtual, o simplemente ubicada en servidores internos, se puede acceder a ella rápida y fácilmente.

2. Gestión de permisos de acceso insuficiente

También debe decidir, en su caso, qué herramientas de gestión de derechos digitales ( DRM ) podría querer utilizar.

No solo habrá una pequeña curva de aprendizaje involucrada en la operación de software nuevo en general, sino también saber cómo revocar el acceso o proporcionar actualizaciones cuando sea necesario, tanto para proteger la información confidencial de su empresa como para prevenir malentendidos o inconsistencias.

Además, en el proceso de planificación, es fundamental contar con un NDA completo que proteja su negocio y su información. Tener NDA incomprensibles puede ser perjudicial para su empresa después de un trato fallido, ya que son fundamentales para su protección .

Esto es especialmente cierto si la empresa con la que desea firmar un acuerdo es un competidor directo.

3. Compartir archivos fuera de su sala de datos virtual

A menudo, la diligencia debida de la sala de datos virtual todavía implica cierta interacción entre las entidades corporativas. Al compartir sus documentos de diligencia debida, ser receptivo a las consultas y receptivo a las necesidades de la organización que revisa la información tiene una importancia similar.

Al hacerlo, es necesario mantener un estándar riguroso de divulgación, que requiere la presentación de todas las consultas por escrito. Si bien una NDA bien elaborada debe mantener su empresa protegida, es importante mantener un registro de la correspondencia con respecto a la debida diligencia. Además, el intercambio de archivos rara vez, o nunca, debería ocurrir fuera del VDR.

Facilitar la diligencia debida de la sala de datos virtual puede beneficiarse aún más de emplear a las personas adecuadas para ayudar en el proceso. Con frecuencia, el asesor legal participará no solo en la creación de la NDA mencionada anteriormente, sino también en la redacción de un calendario de divulgación.

Debido a que los problemas en el cronograma de divulgación de una persona pueden impedir los acuerdos e incluso dar lugar a un litigio, es imprescindible contar con el asesoramiento adecuado, ya sea legal o de otro tipo.

4. No decir la verdad (completa)

Especialmente al pensar en evitar litigios, no hay mayor riesgo, tanto para sus finanzas como para su reputación, que la deshonestidad.

Si bien ya existe una regulación que prohíbe las falsedades absolutas en sus documentos de diligencia debida, es igualmente digno de evitar omitir información hasta que se solicite o exagerar las proyecciones.

Más que cualquier otra cosa, la falta de precisión en su sala de datos virtual simplemente hará perder el tiempo a todos. Es más probable que la información faltante haga que su empresa parezca desorganizada que esconder algo.

Si bien esto nuevamente habla de la importancia de la información precisa y actualizada en su VDR o servidor corporativo, el aspecto más importante, independientemente de por qué necesita sus documentos de diligencia debida, es que el tiempo es esencial.

Resumen

Tomar las medidas adecuadas para preparar y facilitar el proceso de diligencia debida de la sala de datos virtual lo ayudará a mantenerse encaminado. Mientras tanto, mantener a usted y a sus empleados los más altos estándares de integridad, asegura evitar los dolores de cabeza que vienen con las malas prácticas. Y por último, recuerda que no existen atajos en los negocios, solo oportunidades en las que debes elegir ser diligente.